MusCon
SIMPEL, SNEL, MOOIE SLIDES:
Tabellen
Presenteren is al lastig op zichzelf, nietszeggende en saaie dia’s maken dit er niet beter op. Toch kun je vrij snel saaie dia’s omzetten naar duidelijke en verhelderende afbeeldingen die je publiek enthousiasmeren en motiveren. Hoe je dat doet, lees je in deze blog!
De casus
Deze keer pakken een slide aan waarop een tabel staat die aangeeft hoeveel orders per regio verkocht zijn. Super-interessant voor het bedrijf om te weten, maar de look en feel is nou niet bepaald denderend. De slide in kwestie:
Iets anders: Deze slide gaan we omzetten naar wat mooiers. Iets met wat meer duidelijkheid en waarbij de lezer/kijker wat minder moeite hoeft te doen in het visualiseren van de data.
Laten we maar snel beginnen!
Omzetten naar een staafdiagram
De meest effectieve weergave van een tabel met hoeveelheden per type is in veel gevallen een staafdiagram. Staafdiagrammen zijn prachtige hulpmiddelen die de verschillen in hoeveelheden aantonen. Zo is het vrij snel duidelijk wie het hoogste/laagste scoort en met hoeveel. Een staafdiagram maken is niet moeilijk, en een hele mooie is ook zo gepiept.
1. Verwijderen onnodige informatie: Het eerste wat we doen is het verwijderen van onnodige informatie. Ik verwijder waar kan onnodige tekst, paginanummers en het bedrijfslogo.
2. De tabel omzetten naar een grafiek: We willen graag een vergelijk per regio maken. Staafdiagrammen zijn hiervoor uitermate geschikt, omdat zij in één oogopslag het verschil kunnen tonen. Je kunt de optie “Grafiek” vinden onder het tabje “Invoegen” in de taakbalk.
Verwijder de standaardwaardes van Powerpoint en vul de Excel met jouw eigen data. Zorg ervoor dat je jouw data van groot naar klein invult.
Verwijder de assen, titels en lijnen rondom de staafdiagram door erop te klikken en deze te verwijderen (delete-knop).
Verbreed de staafdiagrammen door de opmaak van de gegevensreeks aan te passen. Je komt in dit menu door de staafdiagrammen te selecteren en de rechtermuisknop in te drukken.
Je kunt de waardes per staafdiagram weergeven door de staafdiagram te selecteren en op het “+-teken” te klikken. Vink “Gegevenslabels” aan in het menu dat tevoorschijn komt.
Pas het lettertype van de gegevenslabels aan (functie onder tabje “Start”) en versleep deze naar het midden van de staafdiagrammen.
3. Opmaak van het diagram: Nu de staafdiagram gereed is, gaan we het diagram aankleden. Allereerst, passen we de achtergrond aan naar de bedrijfskleuren van de eerste slide. Je kunt de achtergrond aanpassen door de rechtermuisknop in te klikken en “Achtergrond aanpassen” te selecteren.
Selecteer de staafdiagrammen en kleur deze wit. Zo vallen ze meer meer op in vergelijking tot de achtergrond (functie onder tabje “Opmaak”). Voeg eventueel een as-lijn toe ter verduidelijking (functie onder tabje “Invoegen”).
Benoem per staafdiagram de regio door tekstvakken toe te voegen (functie onder tabje “Invoegen”).
Groepeer de staafdiagram en de tekstvakken door deze te selecteren en de functie “Groeperen” aan te klikken. De functie is beschikbaar door na selectie op de rechtermuisknop te klikken.
4. Opbouw van de slide: Nu de staafdiagram in zijn geheel gereed is, gaan we de rest van de slide opbouwen. Selecteer de functie “Rasterlijnen” onder het tabje “Beeld”.
Verschuif de titel en het diagram. Maak de tekst of het diagram naar wens groter of kleiner. Gebruik de rasters om de afstand tussen de rand van de slide en de onderdelen gelijk te houden. Dit zorgt voor een aangename symmetrie. Voeg tevens extra tekst toe. Let hierbij op de leesrichting van de slide (van boven naar beneden, van links naar rechts).
Wanneer je experimenteert met lettertypes, let dan goed op de dikte en leesbaarheid van dat wat je kiest. Zo vallen dikgedrukte letters eerder op en zullen ook sierletters sneller de aandacht trekken.
Indien de achtergrondkleur te sterk is, kun je ervoor kiezen om de helderheid aan te passen. Door een achtergrond lichter te maken, kun je de overprikkeling reduceren.
5. Genieten: De slide is af, het enige wat nog resteert is genieten!
Plattegrond
De slide die we hebben gemaakt is ideaal voor mensen die bekend zijn met het bedrijf en de regio’s. Mocht je echter een publiek hebben wat niet bekend is met het bedrijf of de regio’s, dan is het misschien handig om een kaart te gebruiken. Of misschien wil je weten waar de meeste orders per locatie verkocht worden om een patroon te ontdekken. Hoe dan ook, een kaart maak je zo.
1. Verwijderen onnodige informatie: Wederom starten we met een lege slide.
2. Download de Nederlandse kaart: Let op dat er geen copyright op zit en dat het een vector-bestand is! Download jouw kaart hier: link.
3. Maak het bestand bewerkbaar: Upload het bestand in jouw document en maak er een vorm van.
4. Maak een legenda: Plaats een rechthoek en kleur deze in door de vorm op te maken met verschillende tinten bedrijfskleuren. Licht staat voor weinig orders, donker staat voor veel orders. Om in het menu te komen selecteer je de vorm, klik je op de rechtermuisknop en selecteer je “Vorm opmaken”.
5. Kleur de kaart volgens de legenda: Selecteer de gewenste provincie en kleur deze volgens de legenda. Gebruik de pipet-functie om specifieke kleuren te krijgen.
Verwijder de rand rondom de legenda voor een nette afwerking.
6. Plaats tekst rondom de elementen en groepeer: Dit geldt voor zowel de legenda als voor de kaart.
7. Opbouw van de slide: Nu de legenda en de plattegrond geheel gereed zijn, gaan we de rest van de slide opbouwen. Selecteer de functie “Rasterlijnen” onder het tabje “Beeld”. Probeer vaste afstanden te hanteren tussen de rand en de elementen.
8. Genieten: Nog een slide af! Wederom kan het geen kwaad om te genieten van het resultaat.
De afsluiter
Zoals aan het begin van deze blog werd gesteld: presenteren is al lastig op zichzelf, nietszeggende en saaie dia’s maken dit er niet beter op. Maar met een klein beetje inspanning kan zelfs een tabel met ordergegevens nog leuk overkomen.